Business Plan Dinamico con Excel

Business Plan dinamico

Ci siamo, hai un idea abbastanza precisa dei costi della tua attività sia di avviamento della tua attività (investimento iniziale) che di mantenimento (affitto, materie prime, orari lavorativi, ecc.) e puoi utilizzare le stime che hai fatto nelle ricerche precedenti per calcolare i ricavi della tua attività. Ora, è arrivato il momento di fare due conti e ricavare il tuo Business Plan Dinamico con Excel.

Questa fase è fondamentale per capire se la tua idea di business può davvero andare bene oppure faresti meglio ad ottimizzarne alcuni aspetti in modo da ottenere più ricavi o ridurne i costi.

Inoltre ora imparerai a fare qualcosa che fanno le grandi aziende per migliorare continuamente e monitorare i propri progressi. Imparerai ad osservare i “Key Performance Indicators”. Non spaventarti, è una frase che indica un concetto davvero banale, ma che fa figo dirla in inglese.

Qui troverai un video che ho fatto per spiegare come dovrebbe essere il risultato finale del tuo Business Plan dinamico con Excel.

Ora, procediamo con ordine.

 

Prima di tutto inizia a stendere la parte numerica del tuo business plan

 

Apri un file Excel ed in una pagina ben ordinata scrivici tutti i potenziali ricavi che le tue ricerche hanno fatto emergere.

Vedrai che mentre scriverai i numeri in ogni cella ed i nomi delle voci corrispondenti nelle celle adiacenti, comincerai già a diventare più curioso su come utilizzare Excel, che è uno strumento fondamentale per ogni business.

Per renderti la vita molto più facile, ricorda di scomporre le voci di ricavo il più possibile. Ad esempio se vendi un prodotti fisici (ipotizziamo capi d’abbigliamento), non scrivere semplicemente “ricavi di vendita” e poi il valore complessivo. Dividi ogni prodotto per categoria (magliette XL, pantaloni XS, ecc.) e metti il valore di vendita per singola unità. Poi in un’altra colonna immetti il valore di quantità vendute ipotizzate ed infine fai la moltiplicazione tra i due numeri per ottenere il valore finale. (RICORDATI di utilizzare sempre formule per calcolare i totali, vedi sotto per sapere quali)

 

ArticoloPrezzoQuantitàTotale
Maglietta XL15,00€16(Formula 15 * 16 ) 240,00€
Pantaloni XS10,00€9(Formula 10 * 9 ) 90,00€
   (Formula 240 + 90) 330,00€

 

La tipologia di articolo venduto, il prezzo e la quantità venduta sono frutto delle tue ricerche e che hai annotato nel tuo business plan. Questi numeri possono essere disattesi dalla realtà, ma ricordati che avere un’idea generale di ciò che ti aspetta è sempre meglio di saltare nel buio.

 

Se invece offri servizi ecco un altro esempio:

 

PrestazionePrezzoQuantitàTotale
Ottimizzazione SEO1000,00€16(Formula 1.000 * 16 ) 16.000,00€
Social Media Management150,00€9(Formula 150 * 9 ) 1.350,00€
PPC300,00€42(Formula 300 * 42) 12.600,00€
   (Formula 16.000 + 1.350 + 12.600) 29.950,00€

 

Perfetto, hai scritto tutti i ricavi in base alle tue stime. Ora aggiungi un’altra tabellina riguardante le stime di crescita.

 

Quanti clienti pensi di conquistare al giorno/mese/anno? Anche questo emerge dalle tue ricerche. Non puoi pensare di iniziare al massimo e quindi sicuramente venderai meno il primo giorno rispetto all’anno dopo, per questo ci vuole anche una stima di crescita.

 

Un esempio di tabella molto semplice è:

 

Clienti acquisiti al giorno/mese/annoProdotto/Servizio OffertoTotale
15Social Media Management(Formula 15 * 150) 2.250,00€
10Maglietta XL(Formula 10 * 15) 150,00€

 

Questa tabella è fondamentale per scrivere nel tuo business plan la data in cui ipotizzi che la tua attività diventerà profittevole.

 

Ok, ora passiamo ai costi

 

Apri la seconda scheda Excel che trovi in basso a sinistra, senza uscire dal file per crearne un altro nuovo. In questo modo potrai muoverti da una scheda all’altra semplicemente cliccando sull’apposita sezione in basso a sinistra.

I costi li puoi ricavare facilmente e sono certi, non ci sono stime coinvolte. Se devi affittare uno stabile, chiedi quanto costa. Devi acquistare materie prime? Fai una richiesta d’offerta al fornitore. Se devi assumere personale, cerca su internet le tabelle di stipendio medio da offrire per l’impiegato di cui hai bisogno e considera lo stipendio lordo, non il netto.

 

Un Business plan che si rispetti deve essere ordinato. Quindi sistema tutti i costi divisi per “di avviamento”, “fissi” e “variabili”

 

Quali sono i costi di avviamento? Tutti quelli che ti servono per avviare l’attività. Quelli di investimento praticamente. Quindi tutti gli utensili, materie prime, software, arredamento e altro di cui hai bisogno per partire. Inoltre, se vuoi assumere un approccio più prudente, aggiungi a questa voce i costi di gestione del primo periodo dell’attività. Quindi sicuramente i primi 2-6 mesi di affitto del locale e 2-6 mesi di stipendio dei dipendenti, che sono le voci più consistenti. Poi se vuoi puoi aggiungere qualche altra voce come le utenze, trasporti e altro oppure, se vuoi fare le cose fatte per bene, puoi direttamente prendere il valore dei primi 6 mesi della somma di tutti i costi di gestione e li metti da parte.

Quali sono i costi fissi? Quelli che devi pagare nello stesso ammontare ogni mese, senza possibilità di variazione nel breve periodo. Un esempio è l’affitto. Ma anche le utenze (se non le usi per la produzione diretta) possono rientrare tra i costi fissi. Anche lo stipendio tuo e degli impiegati essenziali al funzionamento dell’attività. Il costo delle licenze dei software sono anche costi fissi.

Quali sono i costi variabili? Quelli che variano ogni mese. Sicuramente quelli delle materie prime, ma anche le utenze (se direttamente collegate alla produzione del prodotto/servizio).

 

Fai una bella tabella separata per ogni tipologia di costo del tipo:

 

Fissi:

 

VoceQuantitàCostoTotale
Affitto1285010.200,00€

 

Variabili:

 

VoceQuantitàCostoTotale
Stoffa9601960,00€

 

Investimento:

 

VoceQuantitàCostoTotale
Computer2500,00€1.000,00€

 

Et voilà, anche tutti i costi sono calcolati. A questo punto potresti inserire un paio di grafici se vuoi e se ne sei capace, giusto per dare un tocco grafico a tutta questa massa ordinata di numeri. Rimanendo sull’essenziale, saltiamo il come si fanno i grafici su Excel e proseguiamo.

 

Apri la terza scheda di Excel per calcolare la profittabilità della tua impresa

 

Qui è dove avverrà la magia. Dovrai inserire le formule per calcolare la somma dei ricavi per giorno/mese/anno e sottrarvi tutti i ricavi.

 

Le formule che devi conoscere sono:

 

1) Per fare un qualunque calcolo su Excel, devi immettere l’uguale “=” prima dell’operazione desiderata, ad esempio =3+2. La moltiplicazione si indica con “*”, ad esempio =3*2. La divisione con lo slash “/” ad esempio =3/2. La differenza col “-“ e la somma col più “+” e puoi combinare tutte le operazioni insieme ricordando che moltiplicazioni e divisioni vengono calcolati prima di somma e sottrazioni. Ad esempio in =3+2*3 verrà fatto prima 3*2 e quindi il risultato sarà 3+6 che è uguale a 9. Inserendo le parentesi puoi decidere tu l’ordine dei calcoli ed avere un maggiore controllo su quello che vuoi calcolare, ad esempio in =(3+2)*3 verrà fatta prima la somma 3+2 e quindi il risultato sarà 5*3 che è uguale a 15.

2)  “=SOMMA( )“: serve per sommare i valori nelle caselle selezionate. Puoi sommare i valori di un range di caselle semplicemente selezionandone più di due. Per selezionare un range immetti i due punti “:” in mezzo alla prima casella della serie ed all’ultima. Infine, dopo aver selezionato un range o una casella, se ne vuoi aggiungere un’altra, metti il punto e virgola “;” per separare i valori.

3) “=PRODOTTO( )”: serve per moltiplicare i valori nelle caselle selezionate. Anche qui puoi usare un range di caselle e anche qui vale tutto quanto detto su.

 

Queste tre nozioni base sono sufficienti per fare un Business Plan Dinamico con Excel, non ti serve altro

 

Va bene perderci un paio di giorni, perché ogni miglioramento che fai sul tuo foglio di calcolo, equivale a decine di ore di lavoro utilizzando altri metodi e quindi risparmiate.

Con la formula che più ti aggrada, collega tutti i numeri che hai scritto nelle varie caselle. Ottieni i valori totali dei ricavi e dei costi e nella terza scheda mettili in relazione tra loro su base temporale (c’è una tabella di esempio più giù).

Ad esempio, se i ricavi totali li hai calcolati per mese e lo stesso vale anche per i costi totali mensili, per ottenere il totale per anno, nella terza scheda scrivi =(ricavi per mese – costi per mese)*12 ed otterrai il risultato annuale. =(ricavi per mese – costi per mese)/30 se vuoi ottenere il risultato giornaliero e =(ricavi per mese – costi per mese) *12/52 se vuoi ottenere il settimanale.

 

Hai 3 cose da ricordare:

 

  1. Non copiare ed incollare i singoli valori ottenuti dalle precedenti schede. Scrivi “=” in una casella, poi clicca sulla scheda dove si trova il dato che vuoi riportare e selezionala. Poi clicca invio. In questo modo se modifichi qualcosa nella scheda di origine, la modificherà automaticamente anche nell’altra scheda dove hai piazzato l’=.
  2. Ricordati che l’investimento iniziale non fa parte dei costi di gestione e quindi rimane fisso, non devi sommarlo ogni mese. Inoltre, se includi nell’investimento iniziale anche l’accantonamento dei primi 6 mesi di gestione, non devi includere i primi 6 mesi di gestione nel calcolo dei costi totali di gestione per il primo anno.
  3. Infine ricordati di moltiplicare sia i ricavi che i costi variabili per le stime di crescita, in modo che avrai un incremento annuale del fatturato e potrai vedere come la tua attività migliorerà negli anni (in base alle tue stime).

 

Quello che otterrai assomiglierà a:

 

 1° Anno2° Anno3° Anno
Costi460.000,00€150.000,00€165.000,00€
Ricavi150.000,00€250.00,00€500.00,00€
Totale-310.000,00€100.000,00€335.00,00€

 

Un altro modo per riportare la tabella su ed allo stesso tempo ricavare il Payback Period è il metodo del Cash Flow, ma qui rimaniamo sul semplice.

I costi sono più alti nel primo anno perché includono l’investimento iniziale. I ricavi sono crescenti, in base alle tue stime di vendita crescenti. Anche i costi di gestione aumentano perché si presuppone siano direttamente legati all’incremento di produzione o prestazione di servizi (dovrai comprare più materie prime, o assumere più dipendenti, o spendere di più in trasporti, ecc.). Il totale dovrà essere prima o poi positivo (meglio prima che poi) e dovrai recuperare i soldi spesi negli anni precedenti il prima possibile.

I numeri del tuo business plan non ti piacciono? Prova a ad inserire o togliere dei prodotti, a modificare i prezzi di vendita (sempre nei limiti del mercato), a ridurre i costi di certe voci (risparmiando dove puoi) e vedi come cambia tutto il piano automaticamente (grazie alla concatenazione di tutto tramite formule).

 

Perfetto, per ora abbiamo finito

 

Poi ti spiegherò come il Business Plan Dinamico è correlato ai Key Performance Indicators. Adesso hai calcolato se la tua idea di business può essere profittevole o meno, da quando comincerà a fruttare e hai una panoramica chiara su tutto quello che ti aspetti e  quindi potrai prendere decisioni informate. Hai voglia di condividere i tuoi risultati o hai domande su come rendere il tutto più semplice o più dettagliato? Scrivilo nei commenti qui o al mio post su LinkedIn e ti risponderò.

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